Коротко
- Расход принимается, если он оплачен, нужен для бизнеса и подтверждён документами. Нет хотя бы одного — налог придётся платить с полной суммы.
- По каждой покупке нужен комплект: договор или счёт, документ об отгрузке или выполнении работ, документ об оплате.
- С 2026 года список расходов на упрощёнке расширен — но правило про документы не изменилось.
Три условия, без которых расход не примут
Расход оплачен. На упрощёнке действует кассовый метод: расход появляется в учёте только после оплаты. Аванс поставщику — ещё не расход, пока товар не получен или услуга не оказана.
Расход нужен для бизнеса. Покупка должна быть связана с деятельностью, которая приносит доход. Фитнес-абонемент директору или ремонт квартиры налоговая не примет.
Расход подтверждён документами. Платёжка сама по себе показывает только, что деньги ушли. Что именно вы купили и получили ли это, доказывают другие документы.
Для товаров на перепродажу есть ещё одно условие: их стоимость списывается в расходы после того, как вы оплатили их поставщику и продали покупателю.
Комплект документов по каждой покупке
- основание: договор или счёт с условиями (счёт-оферта);
- факт получения: товарная накладная, акт выполненных работ или универсальный передаточный документ;
- оплата: платёжное поручение, выписка банка или кассовый чек с названием товара или услуги.
Для частых случаев:
- аренда — договор аренды, ежемесячные акты или счета, платёжки;
- покупки сотрудников за наличные — авансовый отчёт с чеками;
- зарплата и взносы — расчётные ведомости и платёжки в бюджет;
- реклама и сервисы в интернете — договор-оферта, закрывающие документы из личного кабинета, оплата с расчётного счёта.
Что изменилось в 2026 году
Раньше на упрощёнке можно было учитывать только расходы из закрытого списка в Налоговом кодексе (статья 346.16). С 2026 года этот список расширили: теперь можно учитывать и иные расходы — в порядке, который установлен для налога на прибыль.
Это не значит, что можно списать что угодно. Расход по-прежнему должен быть обоснован и подтверждён документами, а спорные статьи лучше заранее обсудить с бухгалтером.
Частые ошибки
- есть платёжка, но нет акта или накладной — расход не подтверждён;
- кассовый чек без названия товара или услуги — непонятно, что куплено;
- оплата с личной карты — связать такую покупку с бизнесом сложнее, надёжнее платить с расчётного счёта;
- документы на расходы приносят в конце года — часть уже не восстановить, и налог пересчитывают;
- забывают про минимальный налог: если налог по ставке 15 % (или региональной) получился меньше 1 % от доходов, платят 1 % от доходов.
Как это устроено у нас
Документы за месяц вы присылаете до 5-го числа следующего месяца. Мы проверяем комплект по каждой покупке и сразу говорим, чего не хватает, — пока поставщик ещё может прислать акт. Подробнее — тарифы для ИП и для ООО.
Читайте также:
